2020年9月8日上午，上海华科智谷人工智能研究院副院长刘长波、顾问沙文灏、郭峥嵘博士、毛晓宇博士、金淑叶一行来上海建筑科技产业园调研何院士入驻前的准备工作，在上海开艺设计集团、建科园领导全先国等的陪同下先后实地查看了院士办公室、会客厅及专家团队办公室，并当场沟通需要改进的地方，接着召开了第一次筹备会议。

       会上，全总首先对院士入驻前的工程改造情况进行汇报，随后会议重点讨论并明确了以下四个方面的内容：一是明确了会务小组人员名单。会务小组由华科智谷沙文灏、毛晓宇、金淑叶，建科园许龙岱、刘潇丹组成，华科智谷由沙教授负责，建科园由许主任负责。二是明确了入驻仪式名称。会议入驻仪式名称为上海华科智谷人工智能研究院入驻上海建筑科技产业园。三是明确了22号入驻日程安排。9月22日10点38分，入驻仪式正式开始。议程拟包括：仪式由杨行镇领导主持，宝山区区委书记陈杰致欢迎词，何积丰院士讲话，全先国总经理致辞，双方签订协议，华科智谷与其他合作企业签订协议，同济大学陈杰校长致祝贺词，合影留念。四是明确了工作责任分工。对邀请领导、嘉宾进行了具体分工。会议由上海建筑科技产业园主办，上海华科智谷人工智能研究院协办，宝山区区委区政府、杨行镇党委镇政府支持，上海市各级媒体及主要网络媒体邀请由开艺及杨行镇具体落实。
       双方表示：此次活动要通力合作，为22号入驻启动仪式的顺利进行打下坚实的基础。